Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán

Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán bao gồm các bước như sau:

Xác định yêu cầu quản lý để lựa chọn phần mềm

Cơ sở để xác định yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về dữ liệu,xử lý, báo cáo, kiểm soát,…được xác định trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống kế toán, cũng như phải lưu ý đến các quy định của cơ quan quản lý chức năng đối với phần mềm kế toán. Các yêu cầu để lựa chọn phần mềm được phân thành 2 nhóm, các yêu cầu bắt buộc (ví dụ các báo cáo tài chính) và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng (ví dụ các yêu cầu về kiểm soát). Các yêu cầu này cũng được xếp hạng theo thứ tự ưu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận lợi cho việc lựa chọn phần mềm kế toán sau này.

Tìm kiếm các phần mềm hiện có trên thị trường

Khi đã xác định được yêu cầu quản lý của các nhà quản lý và bộ phận kế toán. Việc làm tiếp theo là tìm kiếm các phần mềm trên thị trường. Công việc này có thể tham khảo ý kiến của các kế toán trưởng đi trước, các doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm,…Để tìm được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mình, người thực hiện cần xác định quy mô doanh nghiệp, tìm kiếm doanh nghiệp có quy mô tương tự, tài chính tương tự (cùng ngành nghề càng tốt) để tham khảo phần mềm đang áp dụng như thế nào

Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán

Giữ lại những phần mềm tốt, loại bỏ bớt những phần mềm gây phân vân

Nếu sếp đã cho bạn khung giá để lựa chọn thì bạn nên bỏ bớt các phần mềm nằm ngoài khung giá đó để bớt gây sự suy nghỉ cho chính mình. Thay vào thời gian đó hãy tìm hiểu kỹ phần mềm

Tìm hiểu và xem xét khả năng đáp ứng của phần mềm

Yêu cầu quản lý của bộ phận quản lý khác với yêu cầu quản lý của bộ phận kế toán. Nếu các bạn là kế toán thì trước hết hãy ưu tiên các yêu cầu của chính mình trước. Vì sao các bạn phải làm như thế? Nếu đáp ứng được yêu cầu của các bạn thì một phần hoặc phần lớn là nó có thể đáp ứng được yêu cầu của các sếp trên của bạn. Các sếp trên đưa yêu cầu cho các bạn thì các bạn phải đáp ứng yêu cầu đó. Như vậy, Yêu cầu của các bạn đối với phần mềm sẽ đáp ứng cả yêu cầu của sếp. Các sếp thường không hiểu rõ về chuyên môn kế toán và sự vất vả của các kế toán, các sếp chỉ cần tới các báo cáo. Nếu phần mềm giải quyết được tất cả những điều này thì quả đúng là một phần mềm tuyệt vời cho sự lựa chọn của các bạn.

Ví dụ: Phân hệ tính lương của phần mềm. Nếu phân hệ tính lương của phần mềm đáp ứng được yêu cầu chấm công, từ bảng chấm công tính ra được bảng lương dựa trên các thông tin liên quan bao gồm: lương cơ bản, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, lương hoa hồng doanh số của bộ phận bán hàng…từ đó tính được lương thực nhận của tất cả các nhân viên của các bộ phận. Sau đó tiến hành hạch toán toàn bộ lương đó vào chi phí hoặc phân bổ được chi phí 622 (lương công nhân) vào giá thành của các sản phẩm đối với công ty sản xuất, xây dựng thì đó quả là một phần mềm tuyệt với với phân hệ lương. Một phần mềm đôi khi không đáp ứng được một trong các tiêu chí này sẽ kéo theo các phân hệ khác không đáp ứng được yêu cầu của các bạn.

Tiếp ví dụ này tôi giả sử phần mềm  có phân hệ lương đáp ứng được các tiêu chí tôi đề ra chỉ mỗi tiêu chí hoa hồng của bộ phận bán hàng không tính được (vì sự phức tạp của việc tính hoa hồng) và tôi phải tiến hành nhập tay ở phần tính hoa hồng bán hàng. Điều này tôi buộc phải tính hoa hồng trên excel và cân đo đong đếm lương của bộ phận bán hàng vào phần mềm. Khi đó tôi phải tốn thời gian cho việc theo dõi doanh số của từng nhân viên bán hàng ở excel và tính toán để nhập liệu lên phần mềm. Hoặc tôi phải mua thêm phần mềm bán hàng.

Đa số các phần mềm đóng gói hiện nay thì phân hệ lương khó có thể tính được hoa hồng của bộ phận bán hàng.

Ở đây tôi ví dụ cho các bạn phân hệ lương để các bạn có thể hiểu rõ được việc đáp ứng yêu cầu công việc của phần mềm kế toán.

Ngoài phân hệ lương còn phân hệ đáng chú ý là phân hệ thuế. Một phần mềm có tính linh hoạt cao và đáp ứng kịp thời thì phần mềm đó ở các các phiên bản cập nhật và phiên bản vá lỗi phải đáp ứng được tính liên kết với các phần mềm của chi cục thuế như phần mềm HTKK, tính cập nhật kịp thời các luật thông tư nghị định mới khi có sự thay đổi cũng là một tiêu chí quan trọng

Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán

Làm thế nào để biết được phần mềm đáp ứng các tiêu chí này?

Như chúng tôi đã nói ở trên, để biết được phần mềm đáp ứng các tiêu chí của người dùng thì có 2 phương pháp chính:

Thứ 1: Thử sài phần mềm đối với những doanh nghiệp có bộ phận kế toán có thời gian. Thực ra phương pháp này cũng có nhiều người sử dụng nhưng không hiệu quả vì bản dùng thử đôi khi không đáp ứng hết chức năng của phần mềm. Ngoài ra, trong quá trình dùng thử không có người hướng dẫn sử dụng , thời gian dùng thử ngắn nên không hiểu hết phần mềm

Thứ 2: Hỏi ý kiến người đã sử dụng phần mềm. Phương pháp này có ưu nhược điểm như sau:

Ưu: Người đã dùng hiểu rõ phần mềm. Biết được phần mềm có ưu điểm nhược điểm gì ở từng phân hệ

Nhược: Không biết được những phần mềm tốt hơn, phù hợp hơn

Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán

Lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng tại doanh nghiệp

Cuối cùng là công việc khó khăn nhất, lựa chọn phần mềm. Sau khi có những đánh giá về phần mềm công đoạn tiếp theo là lựa chọn phần mềm phù hợp với giá phí và yêu cầu quản lý của phần mềm.

Lời khuyên chúng tôi dành cho các bạn là thà bỏ phí cao một lần để có phần mềm tốt hơn là bỏ phí thấp mà phải loay hoay với phần mềm.

Danh sách bài học

[su_animate type=”bounceIn” delay=”1″] [su_note] Bài học trước:  Phương pháp đánh giá phần mềm kế toán[/su_note] [/su_animate]
[su_animate type=”flipInX” delay=”2″] [su_note] Bài học tiếp theo:  Danh sách các phần mềm kế toán Việt Nam[/su_note] [/su_animate]
[su_animate type=”flipInY” delay=”3″] [su_note] Quay lại: Danh sách bài học phần mềm kế toán [/su_note] [/su_animate]
[su_animate type=”fadeInDown” delay=”4″] [su_note] Tham khảo: Khóa học kế toán thực hành tổng hợp [/su_note] [/su_animate]

Comments