Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài Tại Việt Nam: Điều Kiện, Hồ Sơ, Thủ Tục Mới Nhất

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) khi cử chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam đều phải tuân thủ quy định về giấy phép lao động. Từ ngày 07/08/2025, thủ tục này được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP — thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP trước đây. Bài viết tổng hợp những điểm doanh nghiệp FDI cần nắm.

1. Ai bắt buộc phải có giấy phép lao động?

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng/thỏa thuận kinh tế, chào bán dịch vụ, chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại, hoặc tham gia thực hiện gói thầu, dự án tại Việt Nam đều thuộc diện phải xin giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn nêu tại mục 2.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định 4 nhóm vị trí công việc được cấp phép: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật — mỗi nhóm có điều kiện bằng cấp, kinh nghiệm riêng. Ví dụ, chuyên gia phải có bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc (hoặc 1 năm kinh nghiệm nếu làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học công nghệ, chuyển đổi số).

2. Các trường hợp được miễn giấy phép lao động

Một số trường hợp phổ biến với doanh nghiệp FDI được miễn giấy phép lao động (nhưng vẫn phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trừ vài trường hợp chỉ cần thông báo):

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH, Chủ tịch/thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Người lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc dưới 90 ngày trong 1 năm (tính từ 01/01 đến 31/12).
• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong phạm vi 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO, đã được tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng trước khi vào Việt Nam.
• Được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia.

Lưu ý: chủ sở hữu/thành viên góp vốn dưới 3 tỷ đồng vẫn thuộc diện phải xin giấy phép lao động — đây là ngưỡng doanh nghiệp FDI quy mô nhỏ, đặc biệt là văn phòng đại diện hoặc công ty mới thành lập, dễ bỏ sót.

3. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

• Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (theo mẫu).
• Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực (không quá 12 tháng nếu do cơ sở y tế nước ngoài cấp, áp dụng khi có thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau).
• Hộ chiếu còn thời hạn.
• Phiếu lý lịch tư pháp (hoặc văn bản xác nhận tương đương), cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• 02 ảnh màu 4x6cm, phông nền trắng.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (văn bản cử sang làm việc, hợp đồng/thỏa thuận ký kết, v.v. tùy từng trường hợp).
• Giấy tờ chứng minh vị trí công việc: bằng cấp, văn bản bổ nhiệm, điều lệ công ty, xác nhận kinh nghiệm làm việc — tùy theo là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật.

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại), dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

4. Thời hạn giấy phép lao động

Giấy phép lao động được cấp theo thời hạn hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc hoặc hợp đồng/thỏa thuận liên quan — nhưng tối đa không quá 2 năm mỗi lần cấp. Doanh nghiệp có thể xin gia hạn khi giấy phép sắp hết hạn, hoặc xin cấp lại nếu bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi thông tin.

Hồ sơ nộp trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến trước tối thiểu 10 ngày so với ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc — doanh nghiệp FDI nên chủ động chuẩn bị sớm để tránh gián đoạn kế hoạch nhân sự.

5. Doanh nghiệp FDI cần lưu ý gì thêm?

Song song với thủ tục giấy phép lao động (thuộc thẩm quyền UBND cấp tỉnh, không phải nghiệp vụ kế toán), chuyên gia và người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam còn phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) riêng biệt, tùy theo họ là cá nhân cư trú hay không cư trú tại Việt Nam — đây là phần doanh nghiệp dễ tính sai và cũng là phần YTHO trực tiếp hỗ trợ. Ngoài ra, chi phí lương, phụ cấp cho lao động nước ngoài cần được hạch toán và chứng từ hóa đúng quy định để được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

6. Câu hỏi thường gặp

Giám đốc người nước ngoài góp vốn dưới 3 tỷ đồng có cần giấy phép lao động không?

Có. Chỉ chủ sở hữu/thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên mới được miễn. Dưới mức này, doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục xin giấy phép lao động cho giám đốc/nhà quản lý đó.

Không xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài có bị phạt không?

Có, đây là vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và có thể bị xử phạt, đồng thời ảnh hưởng đến việc khấu trừ chi phí lương của người lao động đó khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp FDI nên rà soát đầy đủ trước khi bố trí nhân sự nước ngoài vào làm việc.

Giấy phép lao động do cơ quan nào cấp?

UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Hồ sơ nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương.

7. Kết luận

Giấy phép lao động là điều kiện bắt buộc để chuyên gia, nhà quản lý nước ngoài làm việc hợp pháp tại doanh nghiệp FDI, và có liên quan trực tiếp đến việc hạch toán chi phí lương, nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động đó. YTHO đồng hành cùng doanh nghiệp FDI trong việc tư vấn nghĩa vụ thuế, kế toán cho chuyên gia và người lao động nước ngoài, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và tối ưu chi phí hợp lệ.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán, báo cáo thuế cho công ty FDI — bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư từ Trung Quốc và Hàn Quốc.

Liên hệ Kế toán YTHO
Hotline / Zalo: 0901 340 198
Email: ketoanytho@gmail.com
Địa chỉ: 22/2/9 Đường số 21, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Website: ytho.com.vn