Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán

Dù là phần mềm tự viết hay thương phẩm, một phần mềm kế toán phải đáp ứng những tiêu chuẩn nhất định để đảm bảo hoàn thành được chức năng của nó. Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán có thể khác nhau, đứng dưới những góc độ khác nhau, thí dụ vấn đề giá cả phần mềm rất quan trọng đối với người quản lý nhưng không phải là quan trọng đối với người sử dụng (kế toán tại các doanh nghiệp), đối với người sử dụng tính năng, sự tiện ích, kiểm soát tốt là tiêu chí quan trọng nhất. Do vậy, việc hiểu biết các tiêu chuẩn tổng quát của một phần mềm sẽ giúp ích nhiều cho công việc của bên sử dụng phần mềm và bên cung cấp phần mềm. Thí dụ, nhà sản xuất phần mềm cần hiểu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ khó lòng đầu tư vào một phần mềm giá cao; ngược lại doanh nghiệp cần hiểu rằng đầu tư vào một phần mềm có đầy đủ tính năng mà doanh nghiệp cần sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và sự thoải mái của nhân viên.

các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán

Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng

Một phần mềm kế toán phải đáp ứng yêu cầu của người làm kế toán và của doanh nghiệp. Các yêu cầu này có thể phân thành các nhóm sau:

@ Phù hợp với các quy định của luật pháp và chính sách, chế độ doanh nghiệp đã đăng ký, bao gồm cả hình thức kế toán, phương pháp quản lý hàng tồn kho, phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho, vật tư, phương pháp hạch toán tài sản cố định, phương pháp tính khấu hao, phương pháp hạch toán ngoại tệ,…

@ Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh, đặc điểm đối tượng kế toán, các tiêu thức quản lý, các phương pháp tập hợp – phân bổ chi phí, các phương pháp tính giá thành sản phẩm…

@ Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể chọn phần mềm kế toán chỉ chạy trên một máy tính, với một bộ phận có đến 4 kế toán chẳng hạn. Doanh nghiệp cũng không thể lựa chọn phần mềm không có server online nếu doanh nghiệp có đơn vị hạch toán phụ thuộc ở các tỉnh khác với nơi đặt trụ sở chính.

các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán

@ Phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Doanh nghiệp hàng ngày cần xử lý rất nhiều dữ liệu kế toán. Các dữ liệu này thường khác nhau đối với các doanh nghiệp khác nhau. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin. Thông tin đôi khi cần phải có ngay trong ngày hay ngay trong thời điểm phát sinh. Các thông tin này có thể là thông tin kế toán tài chính được sử dụng cho chính doanh nghiệp, được cung cấp từ các cơ quan chức năng, các chủ đầu tư, công ty mẹ, đối tượng khác. Thông tin cần cung cấp

@ Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu và hợp nhất báo cáo tài chính trong trường hợp doanh nghiệp là đơn vị thành viên hay có các đơn vị nội bộ hạch toán phụ thuộc

@ Phù hợp với yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, thời điểm cung cấp thông tin. Trong thời đại công nghệ, thì doanh nghiệp cần thông tin mọi nơi, mọi lúc chứ không phải đến cuối kỳ kế toán. Do đó phần mềm phải có tốc độ xử lý nhanh, cung cấp thông tin phù hợp cả về nội dung lẫn hình thức, đôi khi phải cung cấp báo cáo trong vòng có vài phút đồng hồ.

@ Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất và kịp thời cho người dùng trong quá trình sử dụng, làm việc. Những hỗ trợ này được thực hiện qua tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm, giải quyết các lỗi, trợ giúp trực tuyến,…Điều này được thực hiện tốt ở những doanh nghiệp có một đội hỗ trợ riêng

@ Phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy xuất thông tin. Đối với nhân viên kế toán hay đối với chuyên viên của các cơ quan chức năng, một phần mềm kế toán thân thiện, dễ sử dụng sẽ tạo điều kiện làm việc tốt hơn. Tính thân thiện và dễ sử dụng của phần mềm được thể hiện qua cảm nhận của người dùng

các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán

Phần mềm phải có tính kiểm soát cao

Khi sử dụng phần mềm kế toán, khả năng sai sót, gian lận và phá hủy dữ liệu,… rất cao. Để hạn chế các rủi ro này, phần mềm phải có tính kiểm soát cao. Tính kiểm soát của phần mềm kế toán được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật – kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, các giải pháp kiểm soát nhập liệu, xử lý dữ liệu nhằm đảm bảo dữ liệu kế toán được nhập và được xử lý chính xác, và kiểm soát việc cung cấp thông tin.

Tính linh hoạt của phần mềm

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể chịu sự chi phối của rất nhiều nhân tố: thay đổi chính sách chế độ kế toán, thay đổi nhu cầu thông tin,..Do đó, phần mềm phải đáp ứng các khả năng cập nhật khi có các thay đổi, ví dụ khi có thay đổi chế độ kế toán phần mềm phải giúp cho người dùng thêm, sửa các tài khoản,…hoặc tự động cập nhật hệ thống tài khoản, thiết kế lại hoặc thiết kế thêm mẫu báo cáo. Điều cần lưu ý là tính linh hoạt này phải nằm trong giới hạn của tính kiểm soát

Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao

Tính phổ biến và tính ổn định của phần mềm thể hiện thông qua các khách hàng hiện có của phần mềm, sự phù hợp, tương thích giữa phần mềm với phần cứng và các chương trình ứng dụng khác, khả năng tương thích và liên kết các dữ liệu với các phần mềm ứng dụng thông dụng như excel, access,…Tính ổn định của phần mềm còn thể hiện thông qua các cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hành, bảo trì, huấn luyện cho người dùng mới, hội nghị khách hàng,…của nhà cung cấp phần mềm sau khi bán. Đồng thời, một phần mềm kế toán phải có các giải pháp hỗ trợ tích hợp

các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán

Giá phí của phần mềm

Giá cả cũng là một trong những tiêu chuẩn qua trọng. tuy nhiên, khi đánh giá về giá phí của phần mềm, cần quan tâm giá của phần mềm bao gồm các nội dung gì: giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí về tài liệu, chi phí nhập liệu ban đầu,…

Danh sách bài học

Comments

Contact Me on Zalo