Hướng dẫn tổ chức và lưu chứng từ kế toán

Hướng dẫn tổ chức và lưu chứng từ kế toán
Đánh giá

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
Tổ chức và lưu chứng từ kế toán, tài liệu kế toán là điều bắt buộc phải thực hiện theo mục 1, mục 2, mục 3 thuộc chương 2 luật kế toán 2015 có hiệu lực từ ngày 01/01/2017.

Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán

Vậy trong thực tế việc tổ chức và lưu chứng từ kế toán này phải thực hiện thế nào để khoa học và hợp lý phục vụ cả việc tra cứu nhanh của doanh nghiệp và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Sau đây, chúng tôi xin đưa ra các bộ chứng từ kèm theo một nghiệp vụ để quý doanh nghiệp tham khảo:

1. Đối với 1 nghiệp vụ/hoạt động mua hàng hóa, vật tư các chứng từ gồm:

• Hóa đơn
• Bảng kê chi tiết hàng hóa
• Phiếu nhập kho, phiếu giao hàng
• Hợp đồng mua hàng
• Phiếu chi nếu thanh toán tiền mặt
• Ủy nhiệm chi/chứng từ chuyển tiền/Sao kê ngân hàng

2. Đối với 1 nghiệp vụ/hoạt động trả hàng

• Biên bản trả hàng (đã có các quy định về vấn đề trả hàng trong hợp đồng mua hàng)
• Hóa đơn trả hàng
• Bảng kê chi tiết hàng trả
• Phiếu xuất hàng trả

3. Đối với 1 nghiệp vụ/hoạt động mua dịch vụ gồm

• Hóa đơn
• Hợp đồng mua dịch vụ
• Biên bản nghiệm thu, quyết toán dịch vụ hoàn thành
• Phiếu chi nếu thanh toán tiền mặt
• Ủy nhiệm chi/chứng từ chuyển tiền/Sao kê ngân hàng

4. Đối với hoạt động vay

Lưu ý không có chuyện mượn tiền hoặc vay với lãi suất 0% (trường hợp này sẽ bị ấn định thuế) do đó trong các giao dịch chuyển khoản thì không có việc chuyển khoản mượn tiền giữa công ty và giám đốc hoặc ngược lại, muốn có tiền thì phải rút sec. Hoặc tiền mặt bị âm phải nâng vốn hoặc vay có lãi suất.
• Hợp đồng vay, khế ước vay
• Chứng từ thanh toán khoản vay và lãi vay (phải là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
• Nếu vay mượn tiền của cá nhân phải có chứng từ khấu trừ thuế TNCN

5. Đối với hoạt động phân bổ công cụ dụng cụ

Chứng từ mua dụng cụ:
• Hóa đơn
• Phiếu giao hàng
• Phiếu bảo hành
• Phiếu nhập kho (nếu có)
• Phiếu xuất kho đưa công cụ dụng cụ đó vào sử dụng
• Bảng phân bổ công cụ dụng theo mẫu (thời gian phân bổ tối đa không quá 36 tháng)
• Sổ theo dõi công cụ dụng cụ
Nếu thanh lý công cụ dụng cụ
• Hóa đơn thanh lý
• Biên bản thanh lý
• Phiếu ghi giảm công cụ dụng cụ trên sổ theo dõi công cụ dụng cụ

6. Đối với hoạt động phân bổ tài sản cố định

Nếu mua mới, ghi tăng

• Hóa đơn
• Phiếu giao hàng
• Phiếu bảo hành
• Phiếu nhập kho (nếu có)
• Phiếu xuất kho đưa tài sản cố định đó vào sử dụng
• Bảng khấu hao tài sản cố định theo mẫu (khung khấu hao theo quy định của thông tư)
• Sổ theo dõi TSCĐ

Nếu thanh lý TSCĐ

• Hóa đơn thanh lý
• Biên bản thanh lý
• Phiếu ghi giảm TSCĐ trên sổ theo dõi TSCĐ

 

sổ sách kế toán

7. Về lương

• Quy chế lương thưởng
• Hợp đồng lao động
• Chứng minh nhân dân của người lao động
• Bảng tính lương 12 tháng (kèm chấm công, chứng từ tăng ca nếu có)
• Bảng thanh toán tiền lương
• Chứng từ thanh toán tiền lương
• Cam kết 02 (nếu có)
• Chứng từ đăng ký người phụ thuộc, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc

8. Chứng từ ngân hàng

• Sao kê/ sổ phụ ngân hàng
• Giấy báo nợ /Ủy nhiệm chi
• Giấy báo có/Ủy nhiệm thu
• Sec
• Hóa đơn (nếu có)

9. Đối với 1 nghiệp vụ/hoạt động bán hàng hóa, vật tư các chứng từ gồm:

• Hóa đơn
• Bảng kê chi tiết hàng hóa
• Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
• Hợp đồng bán hàng
• Phiếu thu nếu thanh toán tiền mặt
• Ủy nhiệm thu/Sao kê ngân hàng
• Nếu có khuyến mãi thì phải có chương trình khuyến mãi và thông báo bộ công thương theo quy định

10. Đối với 1 nghiệp vụ/hoạt động trả hàng của khách

• Biên bản trả hàng (đã có các quy định về vấn đề trả hàng trong hợp đồng mua hàng)
• Hóa đơn trả hàng
• Bảng kê chi tiết hàng trả
• Phiếu nhập hàng trả

11. Đối với 1 nghiệp vụ/hoạt động bán dịch vụ gồm

• Hóa đơn
• Hợp đồng bán dịch vụ
• Biên bản nghiệm thu, quyết toán dịch vụ hoàn thành
• Phiếu chi nếu thanh toán tiền mặt
• Ủy nhiệm chi/chứng từ chuyển tiền/Sao kê ngân hàng

12. Đối với hoạt động xuất nhập khẩu

• Sale contract
• Invoice
• Tờ khai hải quan
• Bill of lading
• Bộ Chứng từ vận chuyển
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
• Biên lai hoặc chứng từ nộp thuế

Lưu ý: Tất cả các hồ sơ chứng từ đều đầy đủ chữ ký và con dấu

Tổ chức lưu trữ chứn từ kế toán

13. Lưu trữ các báo cáo thuế

Theo tháng (nếu báo cáo tháng)

• Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê mua vào bán ra từng lần kê khai
• Báo cáo thuế TNCN (nếu có, chỉ kê khai nếu phát sinh số thuế phải nộp lần đầu)
• Báo cáo thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
• Chứng từ nộp thuế (nếu có)
Trong báo cáo thuế TNCN phải kèm theo bảng tính thuế TNCN, bảng lương, ngoài ra nếu người lao động có kê khai người phụ thuộc thì doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ đăng ký người phụ thuộc và các hồ sơ chứng minh đó là người phụ thuộc. Đồng thời, doanh nghiệp phải tổng hợp người phụ thuộc để thông báo đến cơ quan thuế.

Theo quý (nếu báo cáo quý)

• Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê mua vào bán ra từng lần kê khai
• Báo cáo thuế TNCN (nếu có)
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (chỉ kê khai nếu đã thông báo phát hành hóa đơn)
• Tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý (kèm theo Báo cáo kết quả kinh doanh theo quý)
• Chứng từ nộp thuế (nếu có)

Theo năm

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN năm (kèm bảng tính theo năm)
• Tờ khai quyết toán thuế TNDN (kèm theo báo cáo tài chính năm)
• Báo cáo tài chính năm

14. Lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán năm

• Sổ nhật ký chung theo năm tài chính
• Sổ cái các tài khoản theo năm tài chính
• Sổ chi tiết các tài khoản
• Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả
• Bảng tổng hợp phân bổ CCDC và bảng phân bổ công cụ dụng cụ 12 tháng
• Bảng tổng hợp phân bổ TSCĐ và bảng phân bổ công cụ dụng cụ 12 tháng
• Bảng tổng hợp giá thành 154
• Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho (kèm biên bản kiểm kê hàng tồn kho nếu có)
• Các chứng từ hóa đơn mua vào bán ra, ngân hàng, bảng lương, phiếu xuất, phiếu nhập, hợp đồng được đóng thành bộ thành cuốn và theo năm

Lưu ý: Các sổ sách kế toán được đóng thành cuốn và in bìa rõ ràng

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of