Hướng dẫn cách đóng dấu đúng luật vào văn bản
Hướng dẫn cách đóng dấu đúng luật vào văn bản được kế toán YTHO giới thiệu đến bạn đọc như sau:
Trong hoạt động cung cấp dịch vụ của chúng tôi, bao gồm dịch vụ kế toán, dịch vụ thành lập doanh nghiệp,…việc ký tên và đóng dấu là việc làm rất đáng được lưu ý. Nhiều bạn không hề nắm rõ về các quy định này nên dẫn đến nhiều sai sót khác nhau. Sau đây, chúng tôi xin sẽ hướng dẫn thật chi tiết các vấn đề này để doanh nghiệp và các bạn cùng nắm:
A/ Về chữ ký:
Chữ ký của người có thẩm quyền
– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay mặt là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
TM. UBND
CHỦ TỊCH UBND
– Trường hợp ký thay thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
– Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh), “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền là cấp trưởng của phòng, ban thuộc cơ quan, tổ chức.
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Hoặc
TUQ. HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN
Cách ký tên đúng luật
– Chữ ký phải có sự thống nhất để phòng trường hợp cần có sự đối chứng, một số trường hợp đăng ký chữ ký thì phải ký tên giống với chữ ký đã đăng ký;
– Ký tên trên văn bản không đựơc dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Một số loại chữ ký thông dụng
– Ký nháy: là ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, hay cuối cùng của văn bản, hoặc cuối mỗi trang văn bản. Chữ ký này cho mọi người biết văn bản được ký đã có sự kiểm tra, rà soát.
– Ký chính thức: là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Trường hợp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu
B/Đóng dấu chữ ký
1. Đóng dấu chữ ký
– Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
– Cách đóng dấu chữ ký:
+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
+ Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Căn cứ: Điều 12 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 và Khoản 2 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
2. Đóng dấu treo
– Cách thức đóng dấu: Dấu treo đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
– Căn cứ: Khoản 3 Điều 26 Nghị đinh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
– Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
3. Đóng dấu giáp lai
– Cách thức đóng dấu: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
– Căn cứ: Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
– Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng.
VD: Tổng cục Hải quan bắt buộc đóng giáp lai với văn bản từ 02 trang trở lên với văn bản in 1 mặt, 03 trang trở lên với văn bản in 2 mặt. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản (Công văn 6550/TCHQ-VP ngày 21/11/2012).
Lưu ý: Những quy định nêu trên áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
