Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm đến. Ngày 19 tháng 10 năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy khi nào thì bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Điều 3, Khoản 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”

Trong đó:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế

Trước khi chính phủ ban hành nghị định Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì thời điểm bắt buộc mọi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020

(Theo khoản 2, Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

Đến ngày 19 tháng 10 năm 2020, Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 8 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử từ ngày 1 tháng 11 năm 2020

“2. Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”

“4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.”

=> Như vậy, không còn bắt buộc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 1/11/2020.

Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.

- Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang sử dụng hóa đơn giấy (đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in) trước ngày Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành thì

Được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử đến hết 30/6/2022

Trường hợp từ 19/10/2020 đến 30/6/2022, cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

- Đối với doanh nghiệp tổ chức kinh tế đang sử dụng hóa đơn điện tử (đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế) trước ngày Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành thì

Được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử đến hết 30/6/2022

Trường hợp từ 19/10/2020 đến 30/6/2022, cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

- Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập: (19/10/2020 – 30/06/2020) cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2020/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này.

Từ ngày 01/07/2022: Chính thức bắt buộc mọi doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử

KẾ TOÁN YTHO
TRAO NIỀM TIN - VỮNG TƯƠNG LAI