Những điều cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử?
1. Doanh nghiệp cần có điều kiện gì để được sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011: Người bán hàng hóa dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử với những điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
2. Để được phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp (bên bán) phải thực hiện những thủ tục gì?
Theo quy định của Chính phủ, Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, quy định Khoản 3 Điều 59 quy định:
"Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022"
2.1. Các bước đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123 và gửi đến Cơ quan thuế.
Bước 2: Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điển tử về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục 1B ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Có 2 trường hợp khi đăng ký hóa đơn điện tử theo thông tư 123:
Trường hợp thứ 1: Cơ quan thuế chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn theo nghị định 123.
Trường hợp thứ 2: Cơ quan thuế không chấp nhận hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan thuế và điều chỉnh thông tin theo các bước trên.
3. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, các thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử từ hệ thống của người bán sang người mua, hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điệ tử và truyền cho người mua).
Người bán, người mua, tổ chức trung gian cấp giải hóa đơn điện tử, trường hợp thông qua tổ chức trung gian và các đơn vị liên quan phải có thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.
4. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn thì đơn vị phát hành hóa đơn phải xử lý như thế nào?
Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý của người bán và người mua.
Việc hủy hóa đơn điện tử chỉ có hiệu lực khi có sự đồng ý thỏa thuận của hai bên.
Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới theo Thông tư này để gửi cho người mua trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ "Hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm"
Những câu hỏi thường gặp khi phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết:
KẾ TOÁN YTHO
TRAO NIỀM TIN - VỮNG TƯƠNG LAI
